Технологическое внедрение информационной системы проектирования бизнес-архитектуры организации Business Studio

В рамках Проекта будут решены следующие задачи:

• Дистанционное обучение руководителей и ключевых специалистов использованию программного продукта Business Studio;
• занесение модели бизнес-процессов верхнего уровня и модели распределения ответственности в программный продукт Business Studio;
• разработка методики применения системы Business Studio, учитывающую специфику деятельности организации;
• разработка организационной структуры в программном продукте Business Studio;
• разработка справочника физических лиц в программном продукте Business Studio;
• разработка справочников бизнес-ролей и внешних субъектов в программном продукте Business Studio;
• разработка классификатора документов в программном продукте Business Studio;
• разработка справочников информационных систем и ТМЦ в программном продукте Business Studio;
• моделирование пилотных бизнес-процесса с детализацией на 2-3 уровня в нотациях IDEF0, BPMN (CFFC, BFC), EPC;
• разработка шаблонов Регламент выполнения бизнес-процесса, Регламент процедуры, и других шаблонов отчетов, учитывающих специфику работы Заказчика;
• заполнение параметров бизнес-процессов и процедур пилотного процесса;
• разработка регламентов бизнес-процессов, регламентов процедур по пилотному бизнес-процессу;
• подготовка, консультирование специалистов Заказчика, с целью развивать и поддерживать систему Business Studio самостоятельно.

Оказание услуги выполняется в 6 этапов:

Этап 1. Подготовка к выполнению проекта.

Этап 2. Дистанционное обучение ключевых специалистов использованию программного обеспечения Business Studio (группа до 10 обучаемых, 18 академических часов, 2 дня обучения).

Этап 3. Моделирование и регламентация пилотного бизнес-процесса с участниками рабочей группы (практическая работа).

Этап 4. Консультирование участников рабочей группы.

В результате выполнения Проекта Заказчик получит:

Инструмент для формализации решений процессного управления и управления регламентацией деятельности, позволяющий:

• осуществлять сквозное проектирование в указанной области от процесса верхнего уровня до функциональных инструкций конкретных исполнителей;
• обеспечить унификацию управленческой информации, для анализа деятельности организации и принятия управленческих решений;
• повысить степень вовлеченности персонала в улучшение деятельности организации, регламентировать зоны ответственности руководителей и работников, выстроить взаимодействия структурных подразделений и исполнителей различных работ;
• минимизировать трудозатраты на поддержание документации системы управления в актуальном состоянии;
• создать основу для эффективного внедрения информационных систем управления ресурсами, документами, отношениями с клиентами и т.п.

Место оказания услуг:

Офис Заказчика (дистанционно).

Исполнитель и Заказчик услуг

Исполнитель: компания Lozovitskiy.ru (ИП Лозовицкий Игорь Борисович).

Стоимость: 480 000 рублей, включает скидку за приобретение программного обеспечения «Business Studio».

Этап 1. Подготовка к выполнению проекта (за 3-5 рабочих дней до начала работы).

Формирование рабочей группы со стороны Заказчика.

• Определение руководителя проекта со стороны Заказчика;
• Определение директора проекта;
• Определение состава рабочей группы, состава участников проекта;
• Издание приказа о начале проекта;
• Согласование даты начала проекта, плана-графика работ;
• Заключение договора на оказания услуг.

Сбор и анализ информации о деятельности организации.

• Предоставление данных о деятельности организации (организационная структура, штатная расстановка, стратегия развития, миссия, видение, руководство о качестве, процедуры СМК, перечень продуктов и услуг, порядки и инструкции, описание бизнес-процессов, должностные инструкции, положения о подразделениях, список физических лиц, другие нормативные документы документы);
• Предоставление данных о модели бизнес-процессов верхнего уровня, матрицы распределение ответственности за бизнес-процессы верхнего уровня;
• Предоставление данных о пилотном бизнес-процессе для моделирования;
• Анализ предоставленной информации подготовка и настройка базы Business Studio;
• Подготовка раздаточных материалов для обучения в электронном и бумажном форматах.

Установка рабочих мест для работы в Business Studio.

• Определение количество участников обучения и практической работы по наполнению бизнес-архитектуры в Business Studio, выбор сервера для установки конкурентной лицензии;
• Установка персональных лицензий на ПК обучаемых и серверной конкурентной лицензии Business Studio, настройка подключения к серверу, установка MS Visio;
• Проверка рабочих мест, баз данных.

Формирование основных справочников в Business Studio.

• Формирование модели бизнес-процессов верхнего уровня;
• Разработка справочников: должностей и подразделений, бизнес-ролей, внешних субъектов, физических лиц, документов, информационных систем, целей и показателей;
• Заполнение общей информации о предприятии.

Этап 2. Дистанционное обучение ключевых специалистов использованию программного обеспечения «Business Studio».

Группа обучаемых - до 10 специалистов.

Объем обучения: 2 учебных дня 18 академических часов.

Цель обучения: подготовить участников рабочей группы к моделированию и регламентации бизнес-процессов, освоить основные возможности ПО «Business Studio».

Программа обучения «Проектирование бизнес-архитектуры компании с использованием программного обеспечения «Business Studio».

Презентация основных возможностей ПО «Business Studio».

• Назначение системы ПО «Business Studio»;
• Основные возможности ПО «Business Studio»;
• Структура моделей, нотации моделирования, используемые в ПО «Business Studio»;
• Принцип формирования регламентирующей документации в ПО «Business Studio»;
• Имитационное моделирование и ФСА;
• Расчет численности структурных подразделений;
• Разработка ТЗ на внедрение информационных систем;
• Мастер отчетов ПО «Business Studio»;
• HTML-публикация;
• Business Studio Portal;
• Передача схем процессов на исполнение в BPM-системы;
• Контроль показателей и достижения целей. Business Studio Portal и Кокпит;
• Сбор значений через MS Excel;
• Контроль бизнес-процессов на основе данных ИТ-систем;
• Анализ несоответствий и их последствий;
• Поддержка СМК;
• Планирование и проведение аудитов;
• Результаты и эффекты от использования;
• Ключевые преимущества системы.

Обзор среды моделирования.

• Выбор конфигурации установки ПО «Business Studio»;
• Формирование новой базы данных, загрузка/выгрузка баз данных, удаление баз данных;
• Обзор демо базы.

Моделирование бизнес-процессов.

• Разработка нормативно-справочной информации;
  • Формирование классификаторов:
    • Бумажные и электронные документы;
    • ТМЦ;
    • Информации о внешней среде;
    • Программные продукты;
    • Наборы объектов.
  •  Заполнение параметров объектов;
  • Прикрепление шаблона документа в Business Studio;
  • Создание ссылки на шаблон документа;
• Моделирование бизнес-процессов:
  • Нотации моделирования, поддерживаемые в Business Studio;
  • Правила моделирования для нотации IDEF0;
  • Построение контекстной диаграммы в нотации IDEF0;
  • Построение диаграммы бизнес-процессов верхнего уровня в нотации IDEF0;
  • Диаграммы функции верхнего уровня;
  • Описание границ модели;
  • Понятие внешней ссылки;
  • Правила заполнение карточки процесса в нотации IDEF0.
• Построение отчетов:
  • Регламент процесса;
  • Описание процесса;
  • Проверка правильности построения диаграммы SADT;
• Работа со стрелками диаграмм:
  • Прикрепление объектов к стрелкам диаграмм в нотациях IDFE0 и CFFC;
  • Понятие туннелирования стрелок;
  • Правила удаления стрелок;
  • Правила ветвления стрелок;
  • Правила слияния стрелок.

Справочники в Business Studio.

• Работа со справочником Процессов;
• Работа со справочником Стрелок;
• Работа со справочником Событий;
• Работа со справочником Физических лиц;
• Работа со справочником Контактов;
• Работа со справочником Субъектов (Должность, Подразделение, Роль, Внешний субъект);
• Работа со справочником Объекты деятельности;
• Работа со справочником Цели и показатели.

Проектирование организационной структуры.

• Понятие бизнес-роли;
• Понятие внешнего субъекта;
• Формирование организационной структуры компании;
• Построение организационной структуры компании;
• Понятие функционального подчинения;
• Правила выбора уровня иерархии у организационных диаграмм;
• Отображение дополнительных параметров на организационных диаграммах;
• Разработка справочника физических лиц;
• Назначение физических лиц на должности;
• Понятие контактов физического лица и должности;
• Правила заполнения параметров должности и подразделения;
• Назначение владельцев, исполнителей и участников бизнес-процессов;
• Построение отчетов:
  • Положение о подразделение;
  • Должностная инструкция;
  • Список сотрудников;
  • Описание должности;
  • Описание подразделения;
  • Матрица ответственности процесса;
  • Матрица ответственности субъекта.

Моделирование бизнес-процессов с использованием нотации BPMN.

• Правила моделирования для нотации BPMN;
• Построение диаграммы в нотации BPMN;
• Правила выбора типа события;
• Правила выбора триггера события;
• Использование шлюзов на диаграмме;
• Правила работы со стрелками ;
• Построение отчетов:
  • Регламент процесса;
  • Описание процесса;
  • Документооборот процесса.

Моделирование бизнес-процессов с использованием нотации EPC.

• Правила моделирования для нотации EPC;
• Построение диаграммы в нотации EPC;
• Правила визуального расположения элементов на диаграмме;
• Присвоение статусов документам;
• Правила работы со стрелками;
• Правила заполнения карточки процесса в нотации EPC ;
• Построение отчетов:
  • Регламент процесса;
  • Описание процесса;
  • Документооборот процесса;
  • Проверка правильности построения диаграммы EPC.

Моделирование бизнес-процессов с использованием нотации Basic Flowchart и Cross-functional Flow Сhart.

• Правила моделирования для нотации Basic Flowchart и Cross-functional Flow Сhart;
• Построение диаграммы в нотации Basic Flowchart и Cross-functional Flow Сhart;
• Описание взаимодействия участников процедуры;
• Понятие междиаграммной ссылки;
• Отображение дополнительных параметров на диаграмме;
• Понятие процесс-ссылка;
• Описание документооборота;
• Правила заполнение карточки процесса в нотации Basic Flowchart и Cross-functional Flow Сhart;
• Построение отчетов:
  • Регламент процедуры;
  • Документооборот процесса;
  • Описание процедуры;
  • Проверка правильности построения диаграммы.

Разработка целей и показателей бизнес-процессов.

• Создание классификатора целей;
• Создание классификатора показателей, направленных на достижения целей;
• Методика построения стратегических карт;
• Построение стратегической карты;
• Отображение дополнительных параметров на стратегической карте.

Контроль выполнения стратегии.

• Определение целевого, плановых и фактических значений показателей;
• Сбор значений показателей (Business Studio Portal);
• Расчет значений показателей при помощи формул;
• Понятия «оценка выполнения показателя» и «оценка достижения цели», связь между ними;
• Определение ключевых показателей эффективности KPI (Key Performance Indicators) бизнес-функций и процессов;
• Отображение степени достижения целей и показателей на стратегической карте;
• Построение отчетов: 
  • Отчет по цели;
  • Отчет по показателю;
  • Значение показателя за период;
  • Стратегическая карта;
  • Портал цель.

Формирование регламентирующей документации.

• Пакетное формирование отчетов;
• Формирование HTML-публикация;
• Business Studio Portal;
• Ознакомление с возможностями создания собственных шаблон отчетов в Business Studio.

Этап 3. Моделирование и регламентация бизнес-процессов с участниками рабочей группы (практическая очная работа).

Цель работы: разработать Правила моделирования бизнес-процессов, наполнить основные справочники «Business Studio» информацией для моделирования и регламентации бизнес-процессов, настроить шаблоны регламентирующих документов, учитывающие специфику работы организации, совместно с участниками рабочей группы выполнить моделирование пилотного бизнес-процесса в ПО «Business Studio».

Разработка правил моделирования бизнес-процессов.

• Выбор подхода к классификации бизнес-процессов;
• Уточнение и утверждение модели бизнес-процессов верхнего уровня;
• Описание логической структуры моделей;
• Описание объектов моделирования;
• Выбор и описание нотаций моделирования.

Разработка справочников в «Business Studio».

• Разработка организационной структуры в программном продукте Business Studio;
• Формирование организационной диаграммы Компании;
• Формирование организационных диаграмм по каждому структурному подразделению;
• Разработка справочника физических лиц в программном продукте Business Studio;
• Назначение физических лиц на должности в программном продукте Business Studio;
• Настройка отображения количества работников в структурных подразделениях, штатных и вакантных ставок по должностям в программном продукте Business Studio;
• Разработка справочников бизнес-ролей и внешних субъектов в программном продукте Business Studio;
• Разработка классификатора документов в программном продукте Business Studio;
• Разработка справочников информационных систем и ТМЦ в программном продукте Business Studio.

Разработка модели пилотного бизнес-процесса в «Business Studio»

• Занесение модели бизнес-процессов верхнего уровня и модели распределения ответственности в программном продукте Business Studio;
• Формирование диаграммы процессов верхнего уровня в программном продукте Business Studio;
• Отработка практических вопросов моделирования бизнес-процессов с участниками рабочей группы в выбранных графических нотациях;
• Моделирование пилотного бизнес-процесса с детализацией на 2-3 уровня в нотациях IDEF0, BPMN (5 диаграмм);
• Разбор основных ошибок при моделировании;
• Выстраивание взаимосвязей между бизнес-процессами;
• Правила использования междиаграммных ссылок (на практическом примере);
• Правила использования логических операторов;
• Правила использования начальных и завершающих событий;
• Правила использования внешних ссылок (на практическом примере).

Заполнение информации о процессах.

• Правила заполнения карточки процесса в нотациях: IDEF0, BPMN;
• Использование других справочников при заполнении информации о процессе;
• Правила описания отклонений;
• Назначение владельцев, исполнителей и участников бизнес-процесса.

Разработка шаблонов отчетов и регламентирующих документов в «Business Studio».

Список шаблонов отчетов (Всего: 39 новых шаблонов отчетов)

1. Регламентирующие документы:

• Описание процесса IDEF0
• Описание процесса BPMN

2. Инструкции:

• Правила моделирования в нотации IDEF0
• Правила моделирования в нотации BPMN

3. Отчеты-реестры/списки (от объекта модели):

• Список процессов
• Список процессов (с исполнителями и участниками)

4. Отчеты от Оргструктуры:

• Оргструктура (таблица)
• Процессы должности (табличная форма)

5. Отчеты от справочников в целом (Статические отчеты):

• Список процессов
• Список Физических лиц
• Список Документов
• Список Программных продуктов

Этап 4. Консультирование участников рабочей группы.

Цель работы: разбор ошибок моделирования и регламентации бизнес-процессов участниками рабочей группы, помощь в решении методических и технических задач при работе в Business Studio.

Консультации проводятся дистанционно (видеоконференции).

Разбор диаграмм и регламентов бизнес-процессов.

• Проверка правильности построения диаграмм бизнес-процессов и процедур (нормоконтроль);
• Проверка логики построения диаграмм;
• Проверка полноты и правильности заполнения карточки процесса и процедуры;
• Анализ регламентирующих документов, выгружаемых из Business Studio;
• Формирование HTML Публикации.

Решение технических вопросов

• Разбор особенностей и нюансов работы Business Studio;
• Настройка объектной модели Business Studio под задачи Заказчика;
• Доработка пользовательских шаблонов отчетов в Business Studio.