Внедряя Business Studio в разных компаниях, мы выработали уникальный подход. Хотим поделиться, как обычно строится наш проект внедрения и обучения. Расскажем о том, что и как мы делаем на каждом шаге.
Этап 1: Собираем данные и настраиваем среду моделирования (5-10 дней)
Прежде чем открывать программу, мы тратим время на подготовку. Вот что мы обычно делаем:
Взаимодействуем с ЛПР (Собираем команду проекта)
Работаем с руководством, чтобы заказчик определил ключевых людей: кто будет принимать решения (руководитель проекта), кто координировать (директор проекта), и кто войдет в рабочую группу. Без заинтересованных людей внутри компании проект "не взлетит".
Изучаем компанию "как есть"
Запрашиваем и анализируем все, что может помочь понять бизнес: оргструктуру, стратегические документы (если есть), описание продуктов, существующие регламенты, должностные инструкции. Наша цель - понять логику работы. Часто на этом этапе уже видны первые точки для будущей оптимизации.
Готовим базу в Business Studio
Пока идет сбор данных, мы:
- Устанавливаем и настраиваем Business Studio на рабочих местах участников (очень важно проверить подключения к серверной лицензии!).
- Создаем самые первые, базовые справочники: вносим название компании, начинаем формировать список подразделений и должностей, создаем классификатор бизнес-процессов верхнего уровня.
- На основе предварительного анализа данных готовим проект модели процессов верхнего уровня и матрицы ответственности за них – это будет отправной точкой для обсуждения с командой заказчика.
Готовим материалы
Формируем карточки для владельцев процессов (чтобы они позже могли описать свои зоны ответственности) и готовим раздаточные материалы для обучения.
Этап 2: Учим "азбуку" процессного управления – Обучение руководителей (2 дня)
Перед тем как лезть в "технические дебри" ПО, мы обязательно проводим обучение для топов и ключевых специалистов. Зачем? Чтобы все говорили на одном языке и понимали, зачем компании нужен процессный подход.
Вот о чем мы говорим:
Вот о чем мы говорим:
- Зачем внедрять процессный подход? Говорим о прозрачности, управляемости, снижении издержек, повышении качества. Ищем ответ на вопрос "Что это даст нам?".
- Что такое бизнес-процесс? Разбираемся, чем процесс отличается от функции и как его выделить.
- Как связаны процессы и цели? Знакомим с основами Сбалансированной системы показателей (BSC). Как измерить эффективность процесса (KPI)?
- Основы моделирования: Что такое нотация? Зачем нужны модели процессов? Как читать диаграммы?
- Прорабатываем модель верхнего уровня: Вместе с командой уточняем и утверждаем модель процессов верхнего уровня и матрицу ответственности Копании. Корректируем план дальнейших работ.
Этап 3: Даем в руки "инструмент" – Обучение работе в Business Studio (2 дня)
Теперь фокус смещается на тех, кто будет непосредственно работать в системе – аналитиков, руководителей, специалистов из рабочей группы. Группы стараемся делать небольшими (10-12 человек), чтобы каждый успел освоить инструмент и получил ответы на все вопросы.
Чему учим (на практике!):
К концу обучения участники уже могут самостоятельно создавать диаграммы бизнес-процессов и наполнять систему базовой информацией. Выдаем свидетельства, а самым активным – сертификаты специалиста BS.
- Интерфейс и база: Как устроена программа? Где что искать? Как работать с общей базой процессов?
- Моделируем процессы: Учим создавать диаграммы процессов в разных нотациях (VAD, BPMN, EPC). Как связать бизнес-процессы между собой?
- Создаем оргструктуру: Как добавлять и редактировать подразделения, должности, физические лица? Как строить оргдиаграммы автоматически прямо в BS?
- Работаем со справочниками: Как заполнять справочники документов, информационных систем, материальных объектов, баз данных, терминов и т.д.?
- Создаем стратегическую карту: Как завести реестр целей и показателей? Что такое ССП? Как заполнять данные по показателям и настраивать индикаторные линейки?
- Заводим реестр рисков: Как построить иерархическую структуру рисков? Что такое диаграмма галстук-бабочка? Какие бывают оценки рисков? Как построить матрицу рисков?
- Строим регламенты: Как заполнить данные по процессу? Как из системы выгрузить регламент? Как должностная инструкция и положение о подразделении связаны с процессами?
К концу обучения участники уже могут самостоятельно создавать диаграммы бизнес-процессов и наполнять систему базовой информацией. Выдаем свидетельства, а самым активным – сертификаты специалиста BS.
Этап 4: Строим "здание" – Практическая работа с консультационной поддержкой
Это самый объемный и важный этап, где теория превращается в практику. Команда заказчика под нашим руководством начинает наполнять Business Studio своими реальными процессами. Наша роль здесь – консультанты, наставники и "гаранты методики".
Что обычно происходит на этом этапе:
Что обычно происходит на этом этапе:
Разрабатываем "Правила игры": Вместе с командой определяем:
- Какую нотацию(и) использовать для разных уровней?
- Как детализировать процессы (до какого уровня идти)?
- Как именовать процессы, события, документы?
- Какие атрибуты (свойства) процессов будут обязательными для заполнения?
- Это создает единый стандарт для всех участников.
Наполняем справочники:
Помогаем окончательно сформировать и заполнить все необходимые справочники: организационную структуру (с людьми!), бизнес-роли, внешних контрагентов, документы, системы, цели и показатели, риски. Часто здесь же создаем первую версию стратегической карты целей компании.
Моделируем и детализируем
Участники проекта начинают описывать свои процессы, а мы активно консультируем:
- Помогаем правильно декомпозировать процессы верхнего уровня на более детальные.
- Объясняем, как корректно использовать элементы нотаций (операторы, события, ссылки).
- Разбираем типовые ошибки моделирования ("здесь не хватает события", "этот оператор используется не по назначению", "вход/выход не определен").
- Проводим разборы полетов по уже созданным диаграммам.
Заполняем свойства и создаем регламенты
Учим команду не просто рисовать "квадратики-стрелочки", а наполнять процессы полезной информацией в карточках: владелец, исполнители, входы/выходы, показатели, риски, используемые документы. Показываем, как на основе этой информации Business Studio генерирует проекты регламентов (паспорта процессов).
Настраиваем отчетность
Помогаем адаптировать или создать шаблоны отчетов под нужды компании: какие паспорта процессов нужны (VAD, BPMN, EPC), как сформировать список всех процессов или глоссарий терминов.
Готовим к самостоятельности
Наша ключевая цель на этом этапе – чтобы к его завершению ключевые специалисты заказчика чувствовали себя уверенно в работе с Business Studio. Они должны понимать методику и уметь технически развивать систему дальше своими силами. Мы отвечаем на вопросы, помогаем решать возникающие проблемы, делимся лучшими практиками.
Что мы считаем важным в нашей работе (наш опыт):
- Не программа, а люди: Главное – не установить Business Studio, а научить команду мыслить процессно и работать в системе. Без этого любая BPM-система превращается в "мертвый" архив.
- Единый стандарт: Правила моделирования – "святое". Они предотвращают хаос в базе процессов.
- Постепенность: Не пытаемся описать ВСЕ и СРАЗУ. Начинаем с верхнего уровня и ключевых (пилотных) процессов. Остальное команда Заказчика доделает позже.
- Практика + поддержка: Обучение без последующей практики с консультациями малоэффективно. Именно на этапе 4 закрепляются навыки.
- Прозрачность: Регулярно показываем промежуточные результаты, обсуждаем прогресс и сложности с командой и руководством.
Заключение
Внедрение Business Studio – это всегда совместная работа. Со стороны консультантов – это опыт, методика, обучение и поддержка. Со стороны заказчика – вовлеченность руководства, выделение ресурсов (время людей!) и готовность команды учиться и менять подходы к описанию своей работы. Когда эти компоненты складываются, получается мощный инструмент для управления и развития бизнеса. Именно так мы и работаем на своих проектах.