Внедрение информационной системы организационного развития и процессного управления в ПО Business Studio
-
Цель проектаКонсультационная поддержка внедрения программного продукта Business Studio, обучение руководителей и ключевых специалистов технологиям организационного развития, процессного управления, использования Business Studio, разработка методики моделирования бизнес-процессов, моделирование и регламентация двух бизнес-процессов верхнего уровня (до двадцати диаграмм) в Business Studio, наполнение справочников и настройка шаблонов отчетов Business Studio.
Оказание услуги выполняется в 4 этапа:
Этап 1
Подготовка к выполнению проекта
(за 5-10 р. д. до начала этапа 2)
(за 5-10 р. д. до начала этапа 2)
Цель: организационное и техническое обеспечение старта работ по созданию (внедрению/оптимизации) системы управления бизнес-процессами, включая формирование проектной команды Заказчика, развертывание программной среды Business Studio, сбор и первичная структуризация информации о деятельности организации.
Формирование рабочей группы со стороны Заказчика
Формирование рабочей группы со стороны Заказчика
- Определение руководителя и директора проекта со стороны Заказчика.
- Определение состава рабочей группы, состава участников проекта.
- Издание приказа о начале проекта.
- Согласование даты начала проекта.
- Заключение договора на оказания услуг.
- Подготовка помещения для обучения, подготовка обучающих материалов (с учетом специфики деятельности Заказчика).
- Предоставление данных о деятельности организации (перечень продуктов и услуг, модель бизнес-процессов верхнего уровня, описание бизнес-процессов, организационная структура, штатная расстановка, стратегия развития, миссия, видение, руководство о качестве, процедуры СМК, порядки и рабочие инструкции, должностные инструкции, положения о подразделениях, список информационных систем, другие нормативные документы документы).
- Анализ предоставленной информации, подготовка проекта моделей бизнес-процессов верхнего уровня и матрицы распределение ответственности за бизнес-процессы верхнего уровня.
- Уточнение, доработка моделей бизнес-процессов верхнего уровня, матрицы распределение ответственности за бизнес-процессы верхнего уровня руководителем проекта со стороны Заказчика.
- Выбор сервера для установки конкурентной лицензии.
- Определение количества участников обучения и практической работы по наполнению бизнес-архитектуры в Business Studio.
- Установка лицензии Business Studio, настройка подключения к серверу, установка необходимой конфигурации Business Studio.
- Проверка рабочих мест, баз данных.
- Формирование проекта моделей бизнес-процессов верхнего уровня и распределения ответственности.
- Определение логической структуры моделей бизнес-процессов (нотаций моделирования для каждого уровня).
- Формирование шаблонов по бизнес-процессам верхнего уровня для заполнения руководителями организации.
- Подготовка раздаточных материалов для обучения.
Этап 2
Обучение руководителей и ключевых специалистов по курсу: «Управление бизнес-процессами, внедрение процессного подхода к управлению, разработка сбалансированной системы показателей»
(2 учебных дня)
(2 учебных дня)
Цель: подготовить руководителей и ключевых специалистов предприятия к выполнению проекта по моделированию, регламентации и оптимизации бизнес-процессов, дать знания в области организационного развития, управления организацией, проектирования бизнес-процессов, разработать модель бизнес-процессов верхнего уровня и модель распределения ответственности за бизнес-процессы верхнего уровня, познакомиться с информационными технологиями регламентации бизнес-процессов.
Программа обучения:
Понятие бизнес-архитектуры, Процессы в бизнес-модели компании
Программа обучения:
Понятие бизнес-архитектуры, Процессы в бизнес-модели компании
- Эволюция описаний бизнес-архитектуры. Модели корпоративной архитектуры и ее частные проекции. Логика построения бизнес-архитектуры.
- Сценарий пошагового расширения корпоративной бизнес-модели. Революция информационных технологий. Компоненты электронных моделей и регламентов компаний. Общая схема начального структурирования компании.
- Подходы к моделированию процессов. Алгоритм построение модели бизнес-процессов. Классификация бизнес-процессов. Методика выделения бизнес-процессов верхнего уровня. Примеры моделей бизнес-процессов верхнего уровня различных организаций;
- Владелец бизнес-процесса, границы бизнес-процесса, зона ответственности. Модель закрепления ответственности за бизнес-процессы. Ролевое участие в бизнес-процессе;
- Варианты развития бизнес-процессов организации. Направления использования модели процессов верхнего уровня.
- Декомпозиция модели бизнес-процессов верхнего уровня. Шаблон для заполнения параметров бизнес-процесса верхнего уровня. Карточка бизнес-процесса (пример из практики).
- Цели моделирования бизнес-процессов. Логическая структура моделей. Соглашение о моделировании бизнес-процессов.
- Текстовый, табличный и графический способы описания бизнес-процесса. Вопросы, которые интересуют пользователей при моделировании процессов.
- Методика моделирования бизнес-процесса. Декомпозиция, вложенные бизнес-процессы. Глубина описания бизнес-процессов. Описание потоков;
- Понятие нотации моделирования. Оргструктура бизнес-процесса.
- Использование различных нотаций для детализации описания бизнес-процессов;
- Нотации моделирования VAD, IDEF0, BPMN, EPC, BFC, CFFC. Основные объекты, правила моделирования, преимущества и недостатки.
- Публикация бизнес-архитектуры организации в Web. Business Studio как средство описания бизнес-архитектуры компании, формализации стратегии компании, генерации отчетов.
- Разработка показателей процессов.
- Типы показателей (результативность, эффективность, функционирование (качество)).
- Цели и задачи проекта. Укрупненный план-график типового проекта.
- Создание модели процесса, основные роли. Ответственный за предметную область и за моделирование.
- Типовые результаты проекта. Риски и проблемы проекта. Порядок разработки, согласования и утверждение регламентов бизнес-процессов. Назначение Процессного офиса, его функции. Последствия внедрения процессного подхода к управлению.
- Разработка модели бизнес-процессов верхнего уровня (обсуждение проекта модели с руководителями и ключевыми специалистами).
- Разработка модели распределения ответственности за бизнес-процессы верхнего уровня (обсуждение проекта модели с руководителями и ключевыми специалистами).
- Обсуждение логической структуры модели бизнес-процессов (выбор нотаций моделирования).
- Определение Владельца процесса.
- Определение Исполнителей и Участников процесса.
- Выделение входов процесса и определение поставщиков входов.
- Выделение выходов процесса и определение потребителей выходов.
- Краткое описание процесса.
- Определение целей и ключевых показателей процесса.
- Определение используемых ИС в процессе.
- Выделение подпроцессов.
- Задачи сбалансированной системы показателей. Основные проекции сбалансированной системы показателей.
- Дерево целей. Стратегическая карта (пример). Локальные и стратегические инициативы. Отслеживание достижений целей и показателей.
- Алгоритм разработки стратегических целей.
- Популярные цели и показатели Balanced Scorecard (примеры).
- Типовая стратегическая карта. Формат Паспорта цели. Индикаторная линейка цели.
- Формат Паспорта показателя. Правила построения индикаторной линейки показателя.
- Порядок расчета наиболее популярных показателей.
- Применение Business Studio. Основные принципы формирования системы ключевых показателей деятельности с применением информационных систем.
Этап 3
Обучение ключевых специалистов использованию Business Studio
(2 учебных дня, группа до 10 человек)
(2 учебных дня, группа до 10 человек)
Цель: подготовить участников рабочей группы к моделированию и регламентации бизнес-процессов, освоить основные возможности Business Studio.
Программа обучения:
Презентация типового проекта по моделированию и регламентации бизнес-процессов в ПО Business Studio
Практическая работа:
В процессе обучения требуется разработать комплексную модель организации, включающую в себя:
Программа обучения:
Презентация типового проекта по моделированию и регламентации бизнес-процессов в ПО Business Studio
- Цели и задачи проекта внедрения Business Studio. Укрупненный план-график проекта.
- Пошаговое построение модели бизнес-процессов. Классификация бизнес-процессов.
- Модель процессов верхнего уровня (пример).
- Логическая структура моделей (VAD; BPMN; EPC). Цепочка взаимодействия процессов VAD. Первый уровень детализации VAD. Первый уровень детализации VAD – окружение.
- Второй уровень детализации BPMN. Третий уровень детализации BPMN. Третий уровень детализации EPC. Заполнение карточки процесса.
- Создание модели процесса (взаимодействие владельца процесса и бизнес-аналитика). Этапы создания регламента бизнес-процесса. Задачи проектной группы (определение приоритетов). Доведение информации до исполнителей (публикация в web).
- Развитие результатов проекта.
Практическая работа:
В процессе обучения требуется разработать комплексную модель организации, включающую в себя:
- Модели процессов верхнего уровня и распределения ответственности;
- Модель организационной структуры и справочник физических лиц;
- Справочники: документов, материальных объектов, программных продуктов, баз данных, информации и т.п.
- Диаграмму взаимодействия основных процессов;
- Описание процесса «Продажи» и его подпроцессов «Обработка заявок от клиента», «Расчет параметров проекта», «Формирование листа ресурсов», «Подготовка коммерческого предложения»;
- Диаграмму окружения процесса «Осуществление проектных работ»;
- Дерево целей организации и стратегическую карту;
- Ключевые показатели деятельности;
- Проект «Разработка программы обучения работников»;
- Описание параметров процесса, должности, подразделения, проекта.
- 8 диаграмм бизнес-процессов в разных нотациях моделирования;
- 3 организационные диаграммы;
- 1 стратегическая карта;
- 3 диаграммы рисков.
- Регламентирующие документы:
- Описание процесса;
- Регламент процесса;
- Матрица ответственности единицы деятельности;
- Описание дочерних единиц деятельности;
- Описание должности,
- Должностная инструкция;
- Описание подразделения:
- Положение о подразделении;
- Матрица ответственности оргединицы;
- Стратегическая карта;
- Значение показателя за период;
- Отчет по цели;
- Динамика изменения показателя за год;
- Динамика изменения цели за год;
- Значения показателей должностного лица.
- Модели в web, описывающие деятельность организации.
- Разработка нормативно-справочной информации.
- Моделирование процессов верхнего уровня.
- Детализация процессов верхнего уровня.
- Проектирование организационной структуры.
- Назначение владельцев, исполнителей и участников бизнес-процессов.
- Детализация процессов.
- Разработка целей и показателей.
- Разработка рисков.
- Описание взаимодействия процессов.
- Описание окружения процесса.
- Описание процессов взаимодействия исполнителей.
- Описание процессов событийной цепочки.
- Описание параметров (свойств) модели.
- Формирование отчетов.
- Публикация моделей в web.
Этап 4
Моделирование и регламентация пилотных бизнес-процессов, наполнение справочников в Business Studio
Цель: наполнить основные справочники Business Studio информацией для моделирования и регламентации бизнес-процессов, заполнить карточки пилотных бизнес-процессов в Business Studio, настроить шаблоны отчетных документов, учитывающие специфику работы организации, совместно с Заказчиком описать и регламентировать пилотные бизнес-процессы, обеспечить консультационную поддержку участников рабочей группы по вопросам моделирования бизнес-процессов в Business Studio, оказать помощь в решении методических и технических задач при работе в Business Studio, подготовить администраторов Business Studio.
Разработка соглашения о моделировании бизнес-процессов
1) По процессам:
(2 специалиста Заказчика)
Цель: Дать представление об администрировании Business Studio и об использовании технических и сервисных функций в Business Studio.
Программа обучения:
Управление базами данных
Цель: Дать представление об использование инструкций по работе
в Business Studio.
Программа обучения:
Справка Business Studio
Разработка соглашения о моделировании бизнес-процессов
- Выбор подхода к классификации бизнес-процессов.
- Определение логической структуры моделей. Определение общих принципов моделирования бизнес-процессов. Выбор и описание нотаций моделирования.
- Описание документов, разрабатываемых при регламентации бизнес-процессов.
- Разработка организационной структуры Business Studio.
- Формирование организационной диаграммы Компании.
- Заполнение справочников бизнес-ролей и внешних оргединиц в Business Studio.
- Формирование классификатора документов Business Studio.
- Формирование справочников информационных систем Business Studio.
- Формирование справочника опорных бизнес-целей.
- Формирование справочника опорных показателей.
- Формирование опорной (референтной) корпоративной стратегической карты.
- Разработка (актуализация) модели бизнес-процессов верхнего уровня и модели распределения ответственности.
- Отработка практических вопросов моделирования бизнес-процессов с участниками рабочей группы в выбранных графических нотациях.
- Консультирование участников рабочей группы по моделированию процессов в выбранных нотациях.
- Разбор основных ошибок при моделировании.
- Консультирование по определению входов, выходов бизнес-процессов.
- Консультирование по выстраиванию взаимосвязей между бизнес-процессами.
- Консультирование по использованию логических операторов.
- Консультирование по использованию начальных и завершающих событий.
- Консультирование по отображению дополнительной информации на диаграммах процессов.
- Консультирование по правилам заполнения карточки процесса в выбранных нотациях.
- Консультирование по использованию других справочников при заполнении информации о процессе.
- Консультирование по правилам заполнения параметров: сроков, описания, показателей, отклонений и т.д.
- Консультирование по назначению владельцев и исполнителей бизнес-процессов.
1) По процессам:
- Модель процессов верхнего уровня.
- Паспорт процесса (нотация первой детализации модели верхнего уровня).
- Паспорт процесса (нотация второй детализации модели верхнего уровня).
- Проверка заполненности параметров процесса (нотация первой детализации модели верхнего уровня).
- Проверка заполненности параметров процесса и действий (нотация второй детализации модели верхнего уровня).
- Список процессов.
- Список терминов и сокращений (от папок).
- Список документов (от папок).
- Список ИС (от папок).
- Список наборов объектов (от папок).
- Паспорт документа.
- Паспорт термина/сокращения.
- Паспорт ИС.
- Паспорт Набора объекта.
- Список всех процессов.
- Список всех Документов.
- Список всех ИС.
- Список всех Наборов объектов.
- Консультирование по выгрузке отчетов из Business Studio.
- Консультирование по отображению информации в web.
- Отображение владельцев процессов на диаграмме верхнего уровня.
- Отображение сроков, выполнения действий.
- Отображение используемых информационных систем.
- Отображение исполнителей действий.
(2 специалиста Заказчика)
Цель: Дать представление об администрировании Business Studio и об использовании технических и сервисных функций в Business Studio.
Программа обучения:
Управление базами данных
- Архитектурная модель системы. Вид базы данных. Создание базы данных.
- Обновление версии Business Studio и конвертация базы данных.
- Создание резервной копии базы. Обзор DB Administrator.
- Обслуживание базы данных.
- Анализ использования объекта (ссылок);
- Настройка свойств объектов, вид окна свойств по умолчанию;
- Просмотр и восстановление удалённых объектов (с помощью фильтра).
- Вертикальные права, группы вертикальных прав;
- Горизонтальные права на объекты.
- Управление пользователями.
- Настройки для всех пользователей.
- Создание и настройка публикации моделей в web.
- Экспорт/импорт информации между базами данных.
- Группы управления.
- Пакеты импорта.
- Управление версиями объектов базы данных.
- Ветки.
- Вызов интерактивной справки.
- Обзор практических, справочных и учебных материалов по Business Studio.
Цель: Дать представление об использование инструкций по работе
в Business Studio.
Программа обучения:
Справка Business Studio
- Документы справки.
- Способы вызова справки.
- Поиск в справке.
- Руководство пользователя.
- Руководство технического специалиста.
- Методики Business Studio.
- Выбор области, к которой относится проблема.
- Техническая поддержка Business Studio.
Стоимость работ*
-
Этап 1-2
430 000 рублейПодготовка проекта и обучение руководителей и ключевых специалистов процессному подходу - Этап 3
340 000 рублейОбучение руководителей и специалистов использованию
ПО Business Studio - Этап 4
750 000 рублейМоделирование и регламентация пилотных БП и консультирование по вопросам моделирования
*стоимость этапов не включает командировочные расходы, НДС 5%, включает скидку за приобретение Business Studio, может пересчитываться в зависимости от уменьшения или увеличения объема услуг.
В рамках Проекта будут решены задачи
- Оказание помощи в установке Business Studio
- Обучение руководителей и ключевых специалистов технологиям процессного управления, проектирования БП, организационного проектирования
- Разработка (актуализация) модели БП ВУ и модели распределения ответственности в Business Studio
- Разработка методики применения системы Business Studio, учитывающую специфику деятельности организации
- Разработка проекта Соглашения о моделировании бизнес-процессов
- Обучение руководителей и ключевых специалистов проектированию бизнес-архитектуры в Business Studio
- Консультирование владельцев процессов и ключевых специалистов по вопросам декомпозиции БП ВУ
- Разработка модели окружения пилотных бизнес-процессов
- Разработка модели организационной структуры в Business Studio
- Формирование организационной диаграммы Компании в
Business Studio - Заполнение справочников бизнес-ролей и внешних оргединиц в Business Studio
- Заполнение опорного классификатора документов в Business Studio
- Заполнение справочника информационных систем в Business Studio
- Консультирование в моделировании пилотных бизнес-процесса с детализацией на 2-3 уровня в нотациях, выбранных Заказчиком
- Разработка опорной (референтной) стратегической карты целей и показателей в соответствии с методикой ССП
- Разработка шаблонов
отчетов паспортов - Разработка шаблонов
отчетов реестров - Разработка проверочных шаблонов отчетов
- Настройка отображения дополнительных параметров на диаграммах (стилей)
- Консультирование специалистов заказчика по заполнение параметров БП и формированию отчетных документов
- Заполнение справочника терминов и сокращений
- Обучение ключевых специалистов администрированию
Business Studio - Обучение специалистов по работе со справкой Business Studio и системой интерактивной поддержки
- Подготовка персонала, способного развивать и поддерживать систему Business Studio самостоятельно
В результате выполнения Проекта Заказчик получит инструмент для формализации решений процессного управления, позволяющий:
Осуществлять сквозное проектирование в указанной области от процесса верхнего уровня до функциональных инструкций конкретных исполнителей
Обеспечить унификацию управленческой информации, для анализа, принятия управленческих решений, оптимизации и автоматизации деятельности организации
Повысить степень вовлеченности руководителей и персонала в улучшение деятельности организации
Регламентировать зоны ответственности руководителей и специалистов, выстроить взаимодействия структурных подразделений и исполнителей при выполнении различных работ
Минимизировать трудозатраты на поддержание регламентирующей документации в актуальном состоянии
Создать основу для эффективного внедрения информационных систем управления процессами, ресурсами, документами, отношениями с клиентами и т.п.
Выполнение проекта направлено на снижение влияния негативных факторов, огранивающих рост бизнеса
- Расхождение в понимании приоритетов внутри компании
- Дефицит данных при принятии решений
- Разрыв между полномочиями и ответственностью
- Замыкание решений на Генеральном директоре
Форматы работы
-
МестоОфис заказчика/дистанционный формат -
Компания
Lozovitskiy.ru -
На модули
ПО Business Studio
План-график работ
Результаты работ и трудозатраты
по каждой задаче проекта
по каждой задаче проекта
№
Задача проекта
Результаты
Трудозатраты Консультанта
Трудозатраты Заказчика
1
1.1. Подготовка проекта. Обследования системы управления Компании
Сформированная рабочая группа.
Собрана информация о деятельности предприятия.
Выполнен анализ деятельности компании.
Установленные рабочие места в Business Studio.
Собрана информация о деятельности предприятия.
Выполнен анализ деятельности компании.
Установленные рабочие места в Business Studio.
Разработан проект модели процессов верхнего уровня
Анализ материалов о деятельности предприятия, установка лицензий Business Studio 2 ч/д (дистанционно)
Формирование рабочей группы, предоставление информации о деятельности предприятия, установка лицензий Business Studio 2 ч/д
2
2.1. Обучение по курсу: Управление бизнес-процессами, внедрение процессного подхода к управлению, разработка сбалансированной системы показателей
Обученные руководители и ключевые специалисты технологии процессного управления
Обучение руководителей и специалистов
4 ч/д (очно)
16 академических часов умножить на количество обучаемых
2
2.2. Разработка модели бизнес-процессов верхнего уровня
Модель бизнес-процессов верхнего уровня, матрица распределения ответственности за бизнес-процессы верхнего уровня
Разработка проекта модели бизнес-процессов верхнего уровня
1 ч/д (очно-заочно)
Уточнение проекта модели бизнес-процессов верхнего уровня 1 ч/д
3
3.1 Обучение ключевых специалистов использованию ПО Business Studio
Обученные специалисты работе в Business Studio, Свидетельства об обучении, Сертификат специалиста Business Studio (выдается обучаемым успешно сдавшим экзамен)
Проведение обучения руководителей и специалистов 4 ч/д (очно или дистанционно)
20 часов обучения умножить на количество обучаемых, 2 часа 40 минут экзамен
4
4.1 Разработка соглашения о моделировании бизнес-процессов
Соглашение о моделировании бизнес-процессов
Разработка документа
1 ч/д (дистанционно)
Согласование и уточнение документа 1 ч/д
4
4.2 Формирование основных справочников в Business Studio
Справочники в Business Studio: организационной структуры, бизнес-ролей, внешних оргединиц, документов, информационных систем, опорных бизнес-целей, показателей
Консультирование по заполнению справочников в Business Studio
1 ч/д (дистанционно)
Заполнение, дополнение и проверка справочников в Business Studio
2 ч/д
2 ч/д
4
4.3 Разработка модели пилотных бизнес-процессов в «Business Studio»
Диаграммы бизнес-процессов
Консультирование специалистов по разработке диаграмм бизнес-процессов 10 ч/д дистанционно
Разработка диаграмм бизнес-процессов, количество владельцев и экспертов бизнес-процессов умножить
на 10 ч/д
4
4.4 Заполнение информации о процессах
Заполненные карточки процессов
Консультирование по заполнению карточек бизнес-процессов 10 ч/д дистанционно
Заполнение карточек бизнес-процессов и процедур, формирование отчетов в Business Studio
количество владельцев, экспертов бизнес-процессов умножить
на 10 ч/д
4
4.5 Разработка шаблонов отчетов в Business Studio
Готовые шаблоны отчетов:
- Модель процессов ВУ
- Паспорта процессов (2 шт. в разных нотациях)
- Проверка заполненности параметров процесса (2 шт. в разных нотациях)
- Паспорта функциональных объектов (4 шт. от разных справочников)
- Реестры/списки (5 шт. от разных объектов модели)
- Статические (4 шт. от разных справочников)
Разработка шаблонов отчетов в Business Studio 2 ч/д дистанционно
Согласование шаблонов регламентов 2 ч/д
4
4.6 Выгрузка отчетных документов из Business Studio
Отчеты в Business Studio по пилотным бизнес-процессам, публикация в web
Консультирование по настройке публикации моделей в web, 1 ч/д дистанционно
Формирование и проверка публикации моделей в web, выдача замечаний, 2 ч/д
4
4.7 Настройка отображения дополнительной информации на диаграммах (стилей) в Business Studio
Информационные слои на диаграммах
Настройка дополнительной информации на диаграммах (стилей) 1 ч/д дистанционно.
Проверка полноты и правильности отображения дополнительной информации (стилей) на диаграммах.
4
4.8 Обучение специалистов администрированию Business Studio
Обученные специалисты администрированию Business Studio
Проведение обучения специалистов 0,5 ч/д (дистанционно)
4 академических часа умножить на количество обучаемых
4
4.9 Обучение специалистов по работе со справкой Business Studio и системой интерактивной поддержки
Обученные специалисты по работе со справкой Business Studio и системой интерактивной поддержки
Проведение обучения специалистов 0,5 ч/д (дистанционно)
4 академических часа