🔍 Как мы внедряем Business Studio: Наш опыт и этапы проектов по процессному управлению
Внедряя Business Studio в разных компаниях, мы выработали уникальный подход. Хотим поделиться, как обычно строится наш проект внедрения и обучения. Расскажем о том, что и как мы делаем на каждом шаге.
Этап 1: Собираем данные и настраиваем среду моделирования (5-10 дней)
Прежде чем открывать программу, мы тратим время на подготовку. Вот что мы обычно делаем:
Взаимодействуем с ЛПР (Собираем команду проекта)
Работаем с руководством, чтобы заказчик определил ключевых людей: кто будет принимать решения (руководитель проекта), кто координировать (директор проекта), и кто войдет в рабочую группу. Без заинтересованных людей внутри компании проект "не взлетит".
Изучаем компанию "как есть"
Запрашиваем и анализируем все, что может помочь понять бизнес: оргструктуру, стратегические документы (если есть), описание продуктов, существующие регламенты, должностные инструкции. Наша цель - понять логику работы. Часто на этом этапе уже видны первые точки для будущей оптимизации.
Готовим базу в Business Studio
Пока идет сбор данных, мы:
Устанавливаем и настраиваем Business Studio на рабочих местах участников (очень важно проверить подключения к серверной лицензии!).
Создаем самые первые, базовые справочники: вносим название компании, начинаем формировать список подразделений и должностей, создаем классификатор бизнес-процессов верхнего уровня.
На основе предварительного анализа данных готовим проект модели процессов верхнего уровня и матрицы ответственности за них – это будет отправной точкой для обсуждения с командой заказчика.
Готовим материалы
Формируем карточки для владельцев процессов (чтобы они позже могли описать свои зоны ответственности) и готовим раздаточные материалы для обучения.
Этап 2: Учим "азбуку" процессного управления – Обучение руководителей (2 дня)
Перед тем как лезть в "технические дебри" ПО, мы обязательно проводим обучение для топов и ключевых специалистов. Зачем? Чтобы все говорили на одном языке и понимали, зачем компании нужен процессный подход. Вот о чем мы говорим:
Зачем внедрять процессный подход? Говорим о прозрачности, управляемости, снижении издержек, повышении качества. Ищем ответ на вопрос "Что это даст нам?".
Что такое бизнес-процесс? Разбираемся, чем процесс отличается от функции и как его выделить.
Как связаны процессы и цели? Знакомим с основами Сбалансированной системы показателей (BSC). Как измерить эффективность процесса (KPI)?
Основы моделирования: Что такое нотация? Зачем нужны модели процессов? Как читать диаграммы?
Прорабатываем модель верхнего уровня: Вместе с командой уточняем и утверждаем модель процессов верхнего уровня и матрицу ответственности Копании. Корректируем план дальнейших работ.
Этот этап – не сухая теория, а живая дискуссия. Мы используем примеры из практики и отвечаем на все вопросы!
Этап 3: Даем в руки "инструмент" – Обучение работе в Business Studio (2 дня)
Теперь фокус смещается на тех, кто будет непосредственно работать в системе – аналитиков, руководителей, специалистов из рабочей группы. Группы стараемся делать небольшими (10-12 человек), чтобы каждый успел освоить инструмент и получил ответы на все вопросы.
Чему учим (на практике!):
Интерфейс и база: Как устроена программа? Где что искать? Как работать с общей базой процессов?
Моделируем процессы: Учим создавать диаграммы процессов в разных нотациях (VAD, BPMN, EPC). Как связать бизнес-процессы между собой?
Создаем оргструктуру: Как добавлять и редактировать подразделения, должности, физические лица? Как строить оргдиаграммы автоматически прямо в BS?
Работаем со справочниками: Как заполнять справочники документов, информационных систем, материальных объектов, баз данных, терминов и т.д.?
Создаем стратегическую карту: Как завести реестр целей и показателей? Что такое ССП? Как заполнять данные по показателям и настраивать индикаторные линейки?
Заводим реестр рисков: Как построить иерархическую структуру рисков? Что такое диаграмма галстук-бабочка? Какие бывают оценки рисков? Как построить матрицу рисков?
Строим регламенты: Как заполнить данные по процессу? Как из системы выгрузить регламент? Как должностная инструкция и положение о подразделении связаны с процессами?
К концу обучения участники уже могут самостоятельно создавать диаграммы бизнес-процессов и наполнять систему базовой информацией. Выдаем свидетельства, а самым активным – сертификаты специалиста BS.
Этап 4: Строим "здание" – Практическая работа с консультационной поддержкой
Это самый объемный и важный этап, где теория превращается в практику. Команда заказчика под нашим руководством начинает наполнять Business Studio своими реальными процессами. Наша роль здесь – консультанты, наставники и "гаранты методики".
Что обычно происходит на этом этапе:
Разрабатываем "Правила игры": Вместе с командой определяем:
Какую нотацию(и) использовать для разных уровней?
Как детализировать процессы (до какого уровня идти)?
Как именовать процессы, события, документы?
Какие атрибуты (свойства) процессов будут обязательными для заполнения?
Это создает единый стандарт для всех участников.
Наполняем справочники:
Помогаем окончательно сформировать и заполнить все необходимые справочники: организационную структуру (с людьми!), бизнес-роли, внешних контрагентов, документы, системы, цели и показатели, риски. Часто здесь же создаем первую версию стратегической карты целей компании.
Моделируем и детализируем
Участники проекта начинают описывать свои процессы, а мы активно консультируем:
Помогаем правильно декомпозировать процессы верхнего уровня на более детальные.
Объясняем, как корректно использовать элементы нотаций (операторы, события, ссылки).
Разбираем типовые ошибки моделирования ("здесь не хватает события", "этот оператор используется не по назначению", "вход/выход не определен").
Проводим разборы полетов по уже созданным диаграммам.
Заполняем свойства и создаем регламенты
Учим команду не просто рисовать "квадратики-стрелочки", а наполнять процессы полезной информацией в карточках: владелец, исполнители, входы/выходы, показатели, риски, используемые документы. Показываем, как на основе этой информации Business Studio генерирует проекты регламентов (паспорта процессов).
Настраиваем отчетность
Помогаем адаптировать или создать шаблоны отчетов под нужды компании: какие паспорта процессов нужны (VAD, BPMN, EPC), как сформировать список всех процессов или глоссарий терминов.
Готовим к самостоятельности
Наша ключевая цель на этом этапе – чтобы к его завершению ключевые специалисты заказчика чувствовали себя уверенно в работе с Business Studio. Они должны понимать методику и уметь технически развивать систему дальше своими силами. Мы отвечаем на вопросы, помогаем решать возникающие проблемы, делимся лучшими практиками.
Что мы считаем важным в нашей работе (наш опыт):
Не программа, а люди: Главное – не установить Business Studio, а научить команду мыслить процессно и работать в системе. Без этого любая BPM-система превращается в "мертвый" архив.
Единый стандарт: Правила моделирования – "святое". Они предотвращают хаос в базе процессов.
Постепенность: Не пытаемся описать ВСЕ и СРАЗУ. Начинаем с верхнего уровня и ключевых (пилотных) процессов. Остальное команда Заказчика доделает позже.
Практика + поддержка: Обучение без последующей практики с консультациями малоэффективно. Именно на этапе 4 закрепляются навыки.
Прозрачность: Регулярно показываем промежуточные результаты, обсуждаем прогресс и сложности с командой и руководством.
Заключение
Внедрение Business Studio – это всегда совместная работа. Со стороны консультантов – это опыт, методика, обучение и поддержка. Со стороны заказчика – вовлеченность руководства, выделение ресурсов (время людей!) и готовность команды учиться и менять подходы к описанию своей работы. Когда эти компоненты складываются, получается мощный инструмент для управления и развития бизнеса. Именно так мы и работаем на своих проектах.