Целью проекта является развертывание у Заказчика Business Studio, персональное обучение рабочей группы использованию Business Studio, наполнение основных справочников необходимых для моделирования бизнес-процессов, разработка правил моделирования бизнес-процессов, настройка шаблонов отчетов для формирования регламентов бизнес-процессов, занесение информации по пилотному бизнес-процессу на основании информации, представленной Заказчиком, проведение показательных интервью владельцев процессов, консультирование персонала способного разработать бизнес-модель организации.
В рамках Проекта будут решены следующие задачи:
- Дистанционное обучение руководителей и ключевых специалистов использованию программного продукта Business Studio;
- занесение модели бизнес-процессов верхнего уровня и модели распределения ответственности в программный продукт Business Studio;
- разработка методики применения системы Business Studio, учитывающую специфику деятельности организации;
- разработка организационной структуры в программном продукте Business Studio;
- разработка справочника физических лиц в программном продукте Business Studio;
- разработка справочников бизнес-ролей и внешних субъектов в программном продукте Business Studio;
- разработка классификатора документов в программном продукте Business Studio;
- разработка справочников информационных систем и ТМЦ в программном продукте Business Studio;
- моделирование пилотных бизнес-процесса с детализацией на 2-3 уровня в нотациях IDEF0, BPMN (CFFC, BFC), EPC;
- разработка шаблонов Регламент выполнения бизнес-процесса, Регламент процедуры, и других шаблонов отчетов, учитывающих специфику работы Заказчика;
- заполнение параметров бизнес-процессов и процедур пилотного процесса;
- разработка регламентов бизнес-процессов, регламентов процедур по пилотному бизнес-процессу;
- подготовка, консультирование специалистов Заказчика, с целью развивать и поддерживать систему Business Studio самостоятельно.
Оказание услуги выполняется в 6 этапов:
Этап 1. Подготовка к выполнению проекта.
Этап 2. Дистанционное обучение ключевых специалистов использованию программного обеспечения Business Studio (группа до 10 обучаемых, 18 академических часов, 2 дня обучения).
Этап 3. Моделирование и регламентация пилотного бизнес-процесса с участниками рабочей группы (практическая работа).
Этап 4. Консультирование участников рабочей группы.
В результате выполнения Проекта Заказчик получит:
Инструмент для формализации решений процессного управления и управления регламентацией деятельности, позволяющий:
- осуществлять сквозное проектирование в указанной области от процесса верхнего уровня до функциональных инструкций конкретных исполнителей;
- обеспечить унификацию управленческой информации, для анализа деятельности организации и принятия управленческих решений;
- повысить степень вовлеченности персонала в улучшение деятельности организации, регламентировать зоны ответственности руководителей и работников, выстроить взаимодействия структурных подразделений и исполнителей различных работ;
- минимизировать трудозатраты на поддержание документации системы управления в актуальном состоянии;
- создать основу для эффективного внедрения информационных систем управления ресурсами, документами, отношениями с клиентами и т.п.
Место оказания услуг:
Офис Заказчика (дистанционно).
Исполнитель и Заказчик услуг
Исполнитель: компания Lozovitskiy.ru (ИП Лозовицкий Игорь Борисович).
Стоимость: 480 000 рублей, включает скидку за приобретение программного обеспечения «Business Studio».
Этап 1. Подготовка к выполнению проекта (за 3-5 рабочих дней до начала работы).
Формирование рабочей группы со стороны Заказчика.
- Определение руководителя проекта со стороны Заказчика;
- Определение директора проекта;
- Определение состава рабочей группы, состава участников проекта;
- Издание приказа о начале проекта;
- Согласование даты начала проекта, плана-графика работ;
- Заключение договора на оказания услуг.
Сбор и анализ информации о деятельности организации.
- Предоставление данных о деятельности организации (организационная структура, штатная расстановка, стратегия развития, миссия, видение, руководство о качестве, процедуры СМК, перечень продуктов и услуг, порядки и инструкции, описание бизнес-процессов, должностные инструкции, положения о подразделениях, список физических лиц, другие нормативные документы документы);
- Предоставление данных о модели бизнес-процессов верхнего уровня, матрицы распределение ответственности за бизнес-процессы верхнего уровня;
- Предоставление данных о пилотном бизнес-процессе для моделирования;
- Анализ предоставленной информации подготовка и настройка базы Business Studio;
- Подготовка раздаточных материалов для обучения в электронном и бумажном форматах.
Установка рабочих мест для работы в Business Studio.
- Определение количество участников обучения и практической работы по наполнению бизнес-архитектуры в Business Studio, выбор сервера для установки конкурентной лицензии;
- Установка персональных лицензий на ПК обучаемых и серверной конкурентной лицензии Business Studio, настройка подключения к серверу, установка MS Visio;
- Проверка рабочих мест, баз данных.
Формирование основных справочников в Business Studio.
- Формирование модели бизнес-процессов верхнего уровня;
- Разработка справочников: должностей и подразделений, бизнес-ролей, внешних субъектов, физических лиц, документов, информационных систем, целей и показателей;
- Заполнение общей информации о предприятии.
Этап 2. Дистанционное обучение ключевых специалистов использованию программного обеспечения «Business Studio».
Группа обучаемых - до 10 специалистов.
Объем обучения: 2 учебных дня 18 академических часов.
Цель обучения: подготовить участников рабочей группы к моделированию и регламентации бизнес-процессов, освоить основные возможности ПО «Business Studio».
Программа обучения «Проектирование бизнес-архитектуры компании с использованием программного обеспечения «Business Studio».
Презентация основных возможностей ПО «Business Studio».
- Назначение системы ПО «Business Studio»;
- Основные возможности ПО «Business Studio»;
- Структура моделей, нотации моделирования, используемые в ПО «Business Studio»;
- Принцип формирования регламентирующей документации в ПО «Business Studio»;
- Имитационное моделирование и ФСА;
- Расчет численности структурных подразделений;
- Разработка ТЗ на внедрение информационных систем;
- Мастер отчетов ПО «Business Studio»;
- HTML-публикация;
- Business Studio Portal;
- Передача схем процессов на исполнение в BPM-системы;
- Контроль показателей и достижения целей. Business Studio Portal и Кокпит;
- Сбор значений через MS Excel;
- Контроль бизнес-процессов на основе данных ИТ-систем;
- Анализ несоответствий и их последствий;
- Поддержка СМК;
- Планирование и проведение аудитов;
- Результаты и эффекты от использования;
- Ключевые преимущества системы.
Обзор среды моделирования.
- Выбор конфигурации установки ПО «Business Studio»;
- Формирование новой базы данных, загрузка/выгрузка баз данных, удаление баз данных;
- Обзор демо базы.
Моделирование бизнес-процессов.
- Разработка нормативно-справочной информации;
- Формирование классификаторов:
- Бумажные и электронные документы;
- ТМЦ;
- Информации о внешней среде;
- Программные продукты;
- Наборы объектов.
- Заполнение параметров объектов;
- Прикрепление шаблона документа в Business Studio;
- Создание ссылки на шаблон документа;
- Формирование классификаторов:
- Моделирование бизнес-процессов:
- Нотации моделирования, поддерживаемые в Business Studio;
- Правила моделирования для нотации IDEF0;
- Построение контекстной диаграммы в нотации IDEF0;
- Построение диаграммы бизнес-процессов верхнего уровня в нотации IDEF0;
- Диаграммы функции верхнего уровня;
- Описание границ модели;
- Понятие внешней ссылки;
- Правила заполнение карточки процесса в нотации IDEF0.
- Построение отчетов:
- Регламент процесса;
- Описание процесса;
- Проверка правильности построения диаграммы SADT;
- Работа со стрелками диаграмм:
- Прикрепление объектов к стрелкам диаграмм в нотациях IDFE0 и CFFC;
- Понятие туннелирования стрелок;
- Правила удаления стрелок;
- Правила ветвления стрелок;
- Правила слияния стрелок.
Справочники в Business Studio.
- Работа со справочником Процессов;
- Работа со справочником Стрелок;
- Работа со справочником Событий;
- Работа со справочником Физических лиц;
- Работа со справочником Контактов;
- Работа со справочником Субъектов (Должность, Подразделение, Роль, Внешний субъект);
- Работа со справочником Объекты деятельности;
- Работа со справочником Цели и показатели.
Проектирование организационной структуры.
- Понятие бизнес-роли;
- Понятие внешнего субъекта;
- Формирование организационной структуры компании;
- Построение организационной структуры компании;
- Понятие функционального подчинения;
- Правила выбора уровня иерархии у организационных диаграмм;
- Отображение дополнительных параметров на организационных диаграммах;
- Разработка справочника физических лиц;
- Назначение физических лиц на должности;
- Понятие контактов физического лица и должности;
- Правила заполнения параметров должности и подразделения;
- Назначение владельцев, исполнителей и участников бизнес-процессов;
- Построение отчетов:
- Положение о подразделение;
- Должностная инструкция;
- Список сотрудников;
- Описание должности;
- Описание подразделения;
- Матрица ответственности процесса;
- Матрица ответственности субъекта.
Моделирование бизнес-процессов с использованием нотации BPMN.
- Правила моделирования для нотации BPMN;
- Построение диаграммы в нотации BPMN;
- Правила выбора типа события;
- Правила выбора триггера события;
- Использование шлюзов на диаграмме;
- Правила работы со стрелками ;
- Построение отчетов:
- Регламент процесса;
- Описание процесса;
- Документооборот процесса.
Моделирование бизнес-процессов с использованием нотации EPC.
- Правила моделирования для нотации EPC;
- Построение диаграммы в нотации EPC;
- Правила визуального расположения элементов на диаграмме;
- Присвоение статусов документам;
- Правила работы со стрелками;
- Правила заполнения карточки процесса в нотации EPC ;
- Построение отчетов:
- Регламент процесса;
- Описание процесса;
- Документооборот процесса;
- Проверка правильности построения диаграммы EPC.
Моделирование бизнес-процессов с использованием нотации Basic Flowchart и Cross-functional Flow Сhart.
- Правила моделирования для нотации Basic Flowchart и Cross-functional Flow Сhart;
- Построение диаграммы в нотации Basic Flowchart и Cross-functional Flow Сhart;
- Описание взаимодействия участников процедуры;
- Понятие междиаграммной ссылки;
- Отображение дополнительных параметров на диаграмме;
- Понятие процесс-ссылка;
- Описание документооборота;
- Правила заполнение карточки процесса в нотации Basic Flowchart и Cross-functional Flow Сhart;
- Построение отчетов:
- Регламент процедуры;
- Документооборот процесса;
- Описание процедуры;
- Проверка правильности построения диаграммы.
Разработка целей и показателей бизнес-процессов.
- Создание классификатора целей;
- Создание классификатора показателей, направленных на достижения целей;
- Методика построения стратегических карт;
- Построение стратегической карты;
- Отображение дополнительных параметров на стратегической карте.
Контроль выполнения стратегии.
- Определение целевого, плановых и фактических значений показателей;
- Сбор значений показателей (Business Studio Portal);
- Расчет значений показателей при помощи формул;
- Понятия «оценка выполнения показателя» и «оценка достижения цели», связь между ними;
- Определение ключевых показателей эффективности KPI (Key Performance Indicators) бизнес-функций и процессов;
- Отображение степени достижения целей и показателей на стратегической карте;
- Построение отчетов:
- Отчет по цели;
- Отчет по показателю;
- Значение показателя за период;
- Стратегическая карта;
- Портал цель.
Формирование регламентирующей документации.
- Пакетное формирование отчетов;
- Формирование HTML-публикация;
- Business Studio Portal;
- Ознакомление с возможностями создания собственных шаблон отчетов в Business Studio.
Этап 3. Моделирование и регламентация бизнес-процессов с участниками рабочей группы (практическая очная работа).
Цель работы: разработать Правила моделирования бизнес-процессов, наполнить основные справочники «Business Studio» информацией для моделирования и регламентации бизнес-процессов, настроить шаблоны регламентирующих документов, учитывающие специфику работы организации, совместно с участниками рабочей группы выполнить моделирование пилотного бизнес-процесса в ПО «Business Studio».
Разработка правил моделирования бизнес-процессов.
- Выбор подхода к классификации бизнес-процессов;
- Уточнение и утверждение модели бизнес-процессов верхнего уровня;
- Описание логической структуры моделей;
- Описание объектов моделирования;
- Выбор и описание нотаций моделирования.
Разработка справочников в «Business Studio».
- Разработка организационной структуры в программном продукте Business Studio;
- Формирование организационной диаграммы Компании;
- Формирование организационных диаграмм по каждому структурному подразделению;
- Разработка справочника физических лиц в программном продукте Business Studio;
- Назначение физических лиц на должности в программном продукте Business Studio;
- Настройка отображения количества работников в структурных подразделениях, штатных и вакантных ставок по должностям в программном продукте Business Studio;
- Разработка справочников бизнес-ролей и внешних субъектов в программном продукте Business Studio;
- Разработка классификатора документов в программном продукте Business Studio;
- Разработка справочников информационных систем и ТМЦ в программном продукте Business Studio.
Разработка модели пилотного бизнес-процесса в «Business Studio»
- Занесение модели бизнес-процессов верхнего уровня и модели распределения ответственности в программном продукте Business Studio;
- Формирование диаграммы процессов верхнего уровня в программном продукте Business Studio;
- Отработка практических вопросов моделирования бизнес-процессов с участниками рабочей группы в выбранных графических нотациях;
- Моделирование пилотного бизнес-процесса с детализацией на 2-3 уровня в нотациях IDEF0, BPMN (5 диаграмм);
- Разбор основных ошибок при моделировании;
- Выстраивание взаимосвязей между бизнес-процессами;
- Правила использования междиаграммных ссылок (на практическом примере);
- Правила использования логических операторов;
- Правила использования начальных и завершающих событий;
- Правила использования внешних ссылок (на практическом примере).
Заполнение информации о процессах.
- Правила заполнения карточки процесса в нотациях: IDEF0, BPMN;
- Использование других справочников при заполнении информации о процессе;
- Правила описания отклонений;
- Назначение владельцев, исполнителей и участников бизнес-процесса.
Разработка шаблонов отчетов и регламентирующих документов в «Business Studio».
Список шаблонов отчетов (Всего: 39 новых шаблонов отчетов)
1. Регламентирующие документы:
- Описание процесса IDEF0
- Описание процесса BPMN
2. Инструкции:
- Правила моделирования в нотации IDEF0
- Правила моделирования в нотации BPMN
3. Отчеты-реестры/списки (от объекта модели):
- Список процессов
- Список процессов (с исполнителями и участниками)
4. Отчеты от Оргструктуры:
- Оргструктура (таблица)
- Процессы должности (табличная форма)
5. Отчеты от справочников в целом (Статические отчеты):
- Список процессов
- Список Физических лиц
- Список Документов
- Список Программных продуктов
Этап 4. Консультирование участников рабочей группы.
Цель работы: разбор ошибок моделирования и регламентации бизнес-процессов участниками рабочей группы, помощь в решении методических и технических задач при работе в Business Studio.
Консультации проводятся дистанционно (видеоконференции).
Разбор диаграмм и регламентов бизнес-процессов.
- Проверка правильности построения диаграмм бизнес-процессов и процедур (нормоконтроль);
- Проверка логики построения диаграмм;
- Проверка полноты и правильности заполнения карточки процесса и процедуры;
- Анализ регламентирующих документов, выгружаемых из Business Studio;
- Формирование HTML Публикации.
Решение технических вопросов
- Разбор особенностей и нюансов работы Business Studio;
- Настройка объектной модели Business Studio под задачи Заказчика;
- Доработка пользовательских шаблонов отчетов в Business Studio.
Результаты работ и трудозатраты по каждой задаче проекта
№ |
Задача проекта |
Результаты |
Трудозатраты Консультанта |
Трудозатраты Заказчика |
---|---|---|---|---|
1 |
Подготовка проекта. Обследования системы управления Компании (этап 1) |
Сформированная рабочая группа Собрана информация о деятельности предприятия Выполнен анализ деятельности компании Установленные рабочие места в Business Studio |
Анализ материалов о деятельности предприятия, установка лицензий Business Studio 2 ч/д (дистанционно) |
Формирование рабочей группы, предоставление информации о деятельности предприятия, установка лицензий Business Studio 2 ч/д |
2 |
Занесение модели бизнес-процессов верхнего уровня в Business Studio (этапы 1-3) |
Модель бизнес-процессов верхнего уровня, матрица распределения ответственности за бизнес-процессы верхнего уровня в Business Studio |
Обсуждение проекта модели бизнес-процессов верхнего уровня 0,25 ч/д (дистанционно) |
2 часа на передачу модели и |
3 |
Разработка Правил моделирования и регламентации бизнес-процессов (этап 3) |
Правила моделирования и регламентации бизнес-процессов |
Разработка документа 0,5 ч/д (дистанционно) |
Согласование и уточнение документа 1 ч/д |
4 |
Дистанционное обучение ключевых специалистов использованию ПО «Business Studio», группа до 10 специалистов (этап 2) |
Обученные специалисты работе в Business Studio, Свидетельства об обучении, Сертификат специалиста Business Studio (выдается обучаемым успешно сдавшим экзамен) |
Проведение обучения руководителей и специалистов 2ч/д (дистанционно) |
16 часов обучения умножить на количество обучаемых 2 часа 30 минут экзамен |
5 |
Формирование основных справочников в Business Studio (этап 1-3) |
Справочники: бизнес-процессов и процедур, подразделений и должностей, бизнес-ролей, внешних субъектов, физических лиц, документов, ТМЦ, информации, баз данных, наборов объектов, информационных систем, стратегических целей, показателей, подсистем управления, терминов и сокращений в Business Studio |
Заполнение справочников в Business Studio 3 ч/д (дистанционно) |
Дополнение и проверка справочников в Business Studio 1 ч/д |
6 |
Моделирование бизнес-процессов в нотации IDEF0 (этап 3) |
Диаграмма бизнес-процессов в нотации IDEF0 с детализацией на 1-2 уровня (по пилотному бизнес-процессу) |
Разработка диаграммы бизнес-процесса в нотации IDEF0 1 ч/д (дистанционно) |
Разработка диаграмм бизнес-процесса в нотации IDEF0, 1 ч/д |
7 |
Моделирование процедур в нотации BPMN (этап 3) |
Диаграммы процедур в нотации BPMN (CFFC или BFC или EPC) по пилотному бизнес-процессу |
Разработка диаграмм процедур в нотации BPMN (CFFC или BFC или EPC) 2 ч/д (дистанционно) |
Разработка диаграмм процедур в нотации BPMN (CFFC или BFC или EPC) 2 ч/д |
8 |
Разработка шаблонов регламентов (этапы 3) |
Шаблоны отчетов: Описание бизнес-процесса, Описание процедуры, Список процессов и других |
Разработка шаблонов отчетов в Business Studio 1 ч/д (дистанционно) |
Согласование шаблонов регламентов 1 ч/д |
9 |
Заполнение свойств бизнес-процессов (этап 3) |
Заполненные карточки процессов в Business Studio, Описание процессов в Business Studio |
Заполнение карточек бизнес-процессов 1 ч/д (дистанционно) |
Заполнение карточек бизнес-процессов в Business Studio, 1 ч/д |
10 |
Настройка и формирование HTML Публикации (этап 4) |
Промышленный вариант HTML Публикации |
Формирование и настройка HTML Публикации, 0,5 ч/д (дистанционно) |
Проверка HTML Публикации, выдача замечаний, 2 ч/д |
11 |
Консультирование участников рабочей группы по моделированию бизнес-процессов (этап 4) |
Решение вопросов по моделированию и регламентации бизнес-процессов и процедур |
Консультирование членов рабочей группе по моделированию бизнес-процессов, использованию Business Studio 1 ч/д (дистанционно) |
Проведение консультаций рабочей группы, количество участников умножить на 1 ч/д |